【Excel付き】出展に持っていくアイテム一覧

配布する資料は、会社案内のほか、名刺交換した人が社内共有するときを意識した「展示物の資料」の、その申込書を用意します。ほかにも出展キャンペーンとして、指定期間内の成約者への特別プランを紹介するチラシや、出展物以外の製品・サービス紹介資料などが考えられます。

ただし出展物以外のチラシを目立たせすぎると、本来の出展目的から逸れてしまう可能性があるため、デザインや配布の是非は慎重に検討しましょう。

来場者は多くの展示ブースを回り資料を集めるので、封筒やノベルティバッグ、オリジナルクリアファイルで自社資料が混在しないような工夫が必要です。

近年は資料のペーパーレス化を図る出展者も出てきました。オンラインへ誘導するQRコード等が印字されたPOPや名刺などを用意することで、来場者にダウンロードしてもらったり、オンライン上での閲覧が可能になります。

展示会のブースの壁は画びょうで穴をあけるなどの傷付けることは禁止されています。ポスターを貼る際はパネルに養生テープを貼って、上に両面テープで固定すると跡が残りません。

ポスターや掲示物はさまざまなブースが並ぶ広い展示会場では通常の室内で感じるよりも小さく見えてしまうため、サイズはB0以上がお勧めです。

ポスターやパネル、バナーなどを目にした来場者が興味を持てば、次にブースに置かれた展示物を確認します。ポスター等で来場者の興味を引くことができたら、次は卓上の展示物をわかりやすく設置します。

資料は平積みだけでなくブックスタンドを使ったり、折り畳みの台や引き出しなどを用意して、ひな壇を設けたりすると、メリハリが出てよいでしょう。ブックスタンドは資料だけでなく、A４サイズ程度で説明を書いたパネルを立てるものとしても活用できます。

アテンド人数よりも多くの人が訪問し、対応しきれないときの救済策として貴名受けを用意しましょう。通常は１ブースにつき1つですが、来場者によっては荷物が増えすぎることを懸念してパンフレットなどの資料を持ち帰らない人もいるため「資料送付希望の方はこちら」など、来場者の目的別の貴名受けを作ってもよいかもしれません。

来場者と名刺交換を行い、製品説明などの交流ができた場合は、来場者の名刺情報とともにコンタクトシートに相手の情報を記入します。会話から感じた商材への関心度、受注見込み度もメモしておくとよいでしょう。来場の目的、相手の興味、競合他社の製品と自社製品を比較した率直な意見など、貴重な情報を得られるチャンスです。

アンケートは相手の時間・手間を取らせるため、実施する場合はできるだけ項目を絞ったり、選択式にしたり、簡潔なものであることを明らかにしましょう。せっかくだからと質問事項を多くすると、回答意欲が減ってしまい、サンプル数の減少につながります。

商談は居心地の良さが重要なので、コートをかけるラックや荷物が置けるカゴなどがあると、丁寧な対応を行う、好印象を与えることができます。

アンケート、チラシ、名刺などのデータをUSBで保存しておくと、印刷物が足りないときにすぐ手配できます。そのほかプレゼン資料のデータのバックアップとしても保存したデータがあるといいでしょう。

またカメラがあると出展の報告で、ブースの全景、展示内容を記録するときに役立ちます。

多くの展示会では、出展ブースのゴミを会場内の共有のごみ箱（来場者向けのごみ箱や会場に設置されたごみ箱）に捨てることを禁止しています。ゴミは終了後、搬出時にそのまま郵送で各自自社に持ち帰るので、必ずゴミ袋も用意しておきましょう。　

飲料を配布しなくても、商談相手が持参している場合もあるので、ティッシュやタオルも用意しましょう。

ダンボールのくずなど、展示会では細かいゴミがでます。床の色によっては大きく目立ってしまうので、カーペットならコロコロ、ウッドタイルならほうきなど、ちょっとしたお掃除セットがあると便利です。