出展では、規模などに応じて多くの手配・発注が必要になります。直前の「あれがない」「これがない」を防ぐために、どの部署が、何の発注を管理するのか、誰が発注するのか、その進捗を出展チームメンバーが管理しましょう。
ここでは展示会で発生する主な発注をまとめます。
- 企画・演出
- ブース制作
- 映像制作
- 照明
- 展示パネル・サイン
- 配布資料
- ノベルティ
- ユニフォーム
- 設備
- 備品レンタル
- カメラマン
- 人材・通訳
- 輸送・物流
- 宿泊・交通
制作をともなう発注
企画・演出
出展全体の設計をし、総合的な立場でブースをプロデュースを依頼する場合に手配が必要。
プレゼンテーション要素（デモ、ステージなど）を用意はセールスプロモーション系の企画会社に依頼する例が多いく、プロデューサーが企画立案、映像・音楽づくり、台本作成、キャスティングなどの一連の構成をする。ステージイベントをやる場合、大規模になると当日の現場を仕切る舞台監督を別に手配することもある。
ブース
ブース制作には、企画・デザイン・施工をワンストップで受注する出展ブース制作に特化したディスプレイ会社から、店舗装飾・ショールーム設計などを幅広く手がける空間デザイン会社まで、多くの企業がある。ブースデザイン、導線設計、展示装飾をするクリエイティブパートから施工の実施パートまでを担当する。搬入から搬出までに携わるため、会期中も運営サポーターとして現場対応してくれる場合も多い。
映像
ブース内でのプレゼンテーションやほかの場所との中継、来場者の足を留めるアイキャッチ、天井・壁面のブース演出など、その用途は多用化。出力機材もモニター、プロジェクターによるスクリーン投影、LEDパネル、３Dホログラムなど、組合せ次第で表現は幾通りにもなる。
機材は、映像機材レンタル会社が最適なものを選択し、設置とオペレートまでを担当し、コンテンツを映像制作会社がつくる（レンタル会社に制作部門がある場合も）。最近は、流す映像素材を出展者が持ち込むケースもふえてきているようだが、フォーマットによって対応していない機材もあるため、事前の確認が必要だ。また映像はブース演出の一部とも考えられるため、企画・演出会社やブース造作の会社が窓口になるケースも多い。
照明
展示物を照らす”展示照明”とプレゼンテーションを魅せるための”演出照明”の２つに大きく分けられる。ブース造作のデザイナーが照明デザインを兼ね、電気施工会社と打合せをおこなって展示照明を実施している。また、プレゼンテーションステージが演出的である場合には、プレゼンテーションを仕切るプロダクションから発注を受けた舞台照明施工会社が演出照明を実施しているケースがほとんど。
展示パネル・サイン
展示会場で歩いている来場者を自社ブースに誘引したり、短時間で製品・サービスについての理解力を促進するために用意する。グラフィックデザインの知識が必要のため、グラフィック制作会社へ。また、キャッチコピーなどは、コピーライティングを添削してくれる企業もある。
配布資料
通常の営業活用時にツールとして用意している会社概要、製品・サービス紹介用のカタログのほか、比較的薄手なパンフレット、プレス対応用のリリースなど、幅広い来場者層と使用目的を想定し、制作・用意をする。また、配布物のストック置き場のスペース確保はブースデザイン設計時に確認すること。
ノベルティ
アンケート回収率、または名刺交換率を上げるために用意されることが多い。企業名・ロゴ入りのボールペンやUSB、メモ帳などビジネスシーンで頻繁に活用するツールでの繰り返しの認識効果を高めるものや、印象に残す・差別化を図るためのお菓子など、ブランディング戦略の一つとして、企画・演出担当者への相談が適当。VIP用、一般来場者用などセグメントして配布する場合なども想定する。
ユニフォーム
高級感をブースで出す場合は、受付エリアを設けることがある。その際、イベントユニフォームやスタッフのユニフォームなど専門会社の豊富なカタログメニューから選ぶことができる。
制作をともなわない発注
備品レンタル
商談用の応接セット、イス、カタログ用スタンド、食品関連での冷蔵・冷凍ケース、熱器具などのほか、パソコン・モニタ・ネットワーク・トランシーバー機器などは総合レンタル会社から専門レンタル会社まで幅広く用意されている。
設備
電気、水道、ガスなどの工事については、主催者の指定業者または専門会社へ依頼する。指定の届け出が必要なこともあるため、出展規定を確認すること。
カメラマン
自社が紹介されたTV取材の録画や新聞・雑誌の掲載誌と同様に、展示会も一つのメディアとして捉えればプロモーション活動を記録している企業もある。また、出展報告書用に、プロのカメラマンにブース全体景観や製品を撮影しておくと、ブースデザイン、展示手法の手本になりので、引き継ぎ資料としても社内で重宝される。動画は、簡単な会社紹介・商品説明を展示会の場でつくることで、臨場感を伝えることができ、HPコンテンツとして、人事採用時のツールとして二次活用が可能。撮影・（動画）編集・加工など、プロならではの仕上がりで、展示会だけで終わらせない副次的なツールを企画・活用するケースもふえている。
人材・通訳
コンパニオン、ナレーターなど、ブースでの対応やデモ・ステージ進行役を外部スタッフに依頼する場合は、人材派遣会社に依頼し、オーディションをすることもできる。通訳については、海外取引先への対応窓口の通訳者というだけでなく、国際対応スタッフとしてブースにいてもらうほうがよい。どちらの場合も、商品・サービスの知識のみならず、出展コンセプト、企業ブランドなどの理解が必要のため、事前に研修を行なっている企業もある。また、来場者との対話には、専門用語も多く登場するので、そのための用語解説リストなどを事前に用意しておくとよい。
輸送・物流
展示品の輸送については、主催者の指定業者または個別での依頼で手配する。現場の施工時には、ブースの建て込み→カーペット→電気工事・配線→天井照明など高所作業工事→壁面工事→AV機材設置→展示品搬入→照明などの確認→リハーサル→完成、という工程でおおむね進むが、これらのタイムスケジュールも事前の確認が必要。
宿泊・交通
遠方での出展であれば、ホテルと航空チケットや新幹線の予約を早めに行う。大きな展示会であったり、小規模でもほかの展示会との会期が重なっていたり、周辺地域で大規模なイベントや催しなどが行われたりする場合、直前の予約ではホテルや宿泊施設を確保できないことや、価格が大幅に高騰してしまう可能性がある。
